Politique de confidentialité du CRM Gestion Kaza

Entrée en vigueur : 27 septembre 2026

Karine Martin-Chagnon, faisant affaire sous le nom Gestion Kaza, à Contrecœur, Québec, utilise un CRM pour gérer ses mandats et, lorsque la réservation en ligne sera ouverte, les rendez-vous de déclaration d’impôt. Cette politique explique les renseignements recueillis par ce CRM et sa page de réservation. Elle ne décrit pas l’ensemble des services de préparation fiscale ni les pratiques de tout autre site de Gestion Kaza.

Renseignements recueillis

Lorsque vous demandez un rendez-vous, nous recueillons votre nom, votre adresse courriel, le numéro de téléphone que vous choisissez de fournir, des précisions facultatives, le type de déclaration demandé (personnelle ou travailleur autonome), le fait que vous soyez ou non déjà client, et le fait que la réservation concerne une ou deux personnes. Dans le cas d’un couple, nous recueillons les mêmes renseignements pour la seconde personne. Le rendez-vous et sa durée sont enregistrés. La page de réservation ne demande pas de numéro d’assurance sociale, de revenu, de déclaration fiscale ou de document d’identité. N’inscrivez pas ces renseignements dans le champ « Précisions ».

Pour les mandats suivis dans le CRM, nous pouvons aussi saisir des coordonnées de clients, des notes, des projets, des tâches, des échéances et l’état d’avancement. Les renseignements nécessaires à la facturation peuvent être transmis entre le CRM et le dossier QuickBooks autorisé par Gestion Kaza : noms de clients, articles, prix et factures. Le site peut utiliser des témoins nécessaires à l’authentification et au fonctionnement de la session; la page de réservation ne crée pas de compte client.

Utilisation et accès

Nous utilisons ces renseignements pour répondre aux demandes, fixer et gérer les rendez-vous, planifier la durée nécessaire aux déclarations, suivre les mandats, préparer la facturation et communiquer avec les personnes concernées. L’espace de gestion du CRM est réservé à Gestion Kaza. La page de réservation, lorsqu’elle sera ouverte, sera accessible aux personnes qui souhaitent prendre rendez-vous. Les renseignements d’une personne ne servent pas à établir automatiquement le prix de ses services : les prix de facturation proviennent des articles QuickBooks choisis par Gestion Kaza et sont vérifiés avant l’envoi d’une facture.

Fournisseurs de services

Le CRM utilise une infrastructure d’hébergement et de stockage fournie dans le cadre de ChatGPT Sites; Resend sert à transmettre les avis de rendez-vous à Gestion Kaza; Intuit QuickBooks sert à accéder aux clients et articles autorisés et à créer des factures lorsque Gestion Kaza déclenche cette action. Ces fournisseurs peuvent traiter les renseignements nécessaires à leur fonction. Ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant l’ouverture publique de la réservation, Gestion Kaza vérifiera les conditions et les mesures applicables à ces fournisseurs. Nous ne vendons pas les renseignements personnels recueillis par la page de réservation.

Conservation et sécurité

L’accès à l’espace CRM est restreint et les identifiants des services externes sont conservés sous forme chiffrée. Les renseignements de réservation, les coordonnées et les notes de suivi sont conservés seulement pendant la période nécessaire à la gestion des rendez-vous, à la prestation des services et au suivi du dossier. Ils sont détruits de manière sécuritaire dès qu’ils ne sont plus nécessaires, sous réserve d’un délai de conservation imposé par la loi. Gestion Kaza prévoit de revoir manuellement les dossiers inactifs au plus tard cinq ans après leur dernière activité; ce délai de révision ne signifie pas que chaque renseignement est conservé cinq ans. Cette révision et la suppression ne sont pas actuellement automatisées dans le CRM.

Les registres comptables, les factures et les pièces justificatives conservés par Gestion Kaza suivent les délais légaux qui leur sont applicables : en règle générale, au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ils se rapportent. Si Gestion Kaza transmet une déclaration de revenus d’un particulier par voie électronique, elle conserve sa copie du formulaire fédéral T183 et du formulaire québécois TP-1000.TE pendant au moins six ans après la date de transmission. Une obligation légale particulière, une opposition ou un appel peut exiger une conservation plus longue. Ces délais concernent aussi les documents conservés dans QuickBooks ou hors du CRM, selon leur nature. Aucune méthode de sécurité n’élimine complètement les risques.

Vos droits et vos choix

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que Gestion Kaza détient à votre sujet, demander leur rectification ou poser une question sur leur traitement. Vous pouvez aussi signaler une préoccupation ou déposer une plainte. Écrivez à Karine@gestionkaza.ca, à l’attention de Karine Martin-Chagnon, responsable de la protection des renseignements personnels. La demande ou la plainte sera examinée et une réponse sera transmise aux coordonnées fournies.

Les renseignements nécessaires à la réservation doivent être fournis pour que nous puissions organiser le rendez-vous. Les champs indiqués comme facultatifs peuvent être laissés vides. Vous pouvez aussi communiquer directement avec Gestion Kaza par courriel.

Modifications

La présente politique pourra être mise à jour pour refléter les fonctions réellement offertes et les changements de pratiques. La date de mise à jour sera indiquée en haut de la page. La date d’entrée en vigueur figure en haut de cette page.